Rules of Black Swans

In English:

The name of the association is Black Swans – Futures Studies Students of Turku ry, and the domicile of the association is the city of Turku.
The working languages of the association are Finnish, Swedish, and English. However, the minutes are only written in English.
The purpose of the association is to bring together the futures studies students at the University of Turku, to strengthen connections with wider groups of students and scientists, to advocate for its members in the University of Turku and in the organisations in the field of futures studies, and to exercise science, education, and cultural politics.
To fulfill the purpose of the association, the association hosts and arranges meetings, discussions, presentations, information sessions, excursions, student counselling, academic counselling, and other leisure activities.
The amount of joining fee and annual membership fee for ordinary members and for contributing members is decided in the annual general meeting.
All degree students, postgraduate students, and exchange students studying futures studies at the University of Turku either as a major or minor subject can become ordinary members of the student association. The membership of the student association remains valid when changing between majors and when transferring into a different degree programme such as another master’s programme.
A member has the right to end the membership by sending a written notice to the board of the association or to the chair of the board, or by informing of her/his resignation to be entered into the minutes in the association meeting.The board of the association may remove a member from the association, if the member has not paid her/ his overdue membership fee or in other ways not fulfilled the duties, in which the member has committed to when joining the association; or if the member has by her/ his conduct in or outside the association considerably caused harm to the association; or if the member no longer meets the conditions for membership stated by the law or in the rules of the association.
Before a member can be removed, the member is allowed to give an explanation in the matter, unless the removing results from an unpaid membership fee. The decision of dismissal should be delivered in writing to the removed member at once unless the removing results from unpaid membership fee.

The board may remove a member if, for whatever reason, the study rights of the member end at the University of Turku.

The association has the right to hold membership fees and to receive donations in order to support its function.
The association board may accept as a contributing member a person or a community with a legal capacity, who commits to paying the association a joining fee or an annual membership fee decided in the annual general meeting. A contributing member does not have the right to vote.
The executive power of the association is exercised by the association board that consists of the chair and two to eight other ordinary members. The term of the board is a calendar year.The board elects a vice chair from among them, and a secretary, treasurer, and other necessary officials from among them or from the outside of the board.There are two general association meetings: An annual general meeting and an elective assembly. The annual general meeting is held in January-April and the elective assembly in August-December on a date decided by the board.
The association meeting is summoned by the board of the association, by notifying of the meeting in minimum seven calendar days in advance by email.
The association meetings can be participated, if the board or the association meeting so decides, by mail, by using digital connection, or by using another technical accessory during the meeting or prior the meeting.
The association meeting has a quorum when it is summoned according to the rules.
The following matters are discussed in the annual general meeting of the association:(1) Calling the meeting to order, verifying validity, and verifying quorum
(2) Electing the chair, the secretary, two examiners/ scrutinizer, and if needed, two tellers
(3) Accepting the agenda for the meeting
(4) Presenting the financial statements, the annual report, and the operations inspector’s/ auditor’s report
(5) Deciding on approving the financial statements and on granting freedom of liability to the board and other accountable parties
(6) Discussing the action plan compiled by the board
(7) Confirming the budget, and sizes of the joining and membership fees
(8) Other business mentioned in the meeting invitation and other upcoming business
(9) Closing the meeting
The elective assembly discusses the following matters:(1) Calling the meeting to order, verifying validity, and verifying quorum
(2) Electing the chair, the secretary, two examiners/ scrutinizer, and if needed, two tellers
(3) Accepting the agenda for the meeting
(4) Electing the chair or the board and other board members
(5) Electing an operations inspector/ auditor and a deputy operations inspector/ auditor
(6) Other business mentioned in the meeting invitation and other upcoming business
(7) Closing the meeting
Each ordinary member of the association has one vote. Voting by proxy is not allowed. If two members so request, the vote is conducted by a written ballot or, if using digital connection or other technical accessory, by comparable technical means. The contributing member has a right to be present and the right of discussion in the association meetings. The matters are decided by a simple majority, unless stated otherwise in the rules. If the votes are tied, the decision will be made by lot.
The board is the executive body and representative of the association. The term of the board is a calendar year. The duty of the board is to manage the operation of the association, as stated in the action plan approved in the annual general meeting, in order to fulfill the purposes listed in 3 § of the association rules, to manage the assets of the association, to prepare the agenda of the association meetings and to summon the meetings.
The board has a quorum, when at least half of the members of the board, including the chair or the vice chair, are present.
The fiscal year of the association is a calendar year. The financial statement with necessary documents as well as the annual report of the board are to be given to the operations inspector/ auditor no less than a month prior to the annual general meeting. The operations inspector/ auditor has to give a written statement to the board no less than two weeks prior to the annual general meeting.
The signature of the association is signed by the chair or the vice chair, both individually, or by two members of the board together. The board can give to its member or its chargé d’affaires outside a right to sign the association name alone or together with another individual with the right to sign.
An extraordinary meeting is held with the decision of the association meeting or when the board rules such meeting to be needed, or when no less than one-tenth (1/10) of the association’s full members in writing require to discuss a particular matter.
The rules of the association may only be changed in a meeting of the association if notice of the change has been given in the invitation to the meeting. The decision is to be made with at least 2/3 vote majority.
Dissolving the association is to be decided in two meetings no less than a month apart. The decision is to be made in the meetings with at least 2/3 vote majority.
When the association dissolves, a final meeting should be held to decide how the assets of the association are to be used in furthering the study and research of futures studies.
When the rules of the association are changed, the membership rights gained so far are retained.

(Accepted 2021)

In Finnish:

Yhdistyksen nimi on Black Swans – Futures Studies Students of Turku ry ja sen kotipaikka on Turun kaupunki.
Yhdistyksen työskentelykielinä ovat suomi, ruotsi ja englanti. Pöytäkirjakielenä on kuitenkin vain englanti.
Yhdistyksen tarkoituksena on pitää yhteyttä Turun yliopiston tulevaisuudentutkimuksen opiskelijoiden kesken, vahvistaa yhteyksiä laajempiin opiskelija- ja tieteenharjoittajapiireihin, toimia jäsentensä etujärjestönä Turun yliopistossa ja tulevaisuudentutkimuksen alan järjestöissä sekä harjoittaa tiede-, opinto- ja kulttuuripolitiikkaa.
Tarkoitusperiensä toteuttamiseksi yhdistys järjestää kokouksia, keskustelu-, esitelmä- ja informaatiotilaisuuksia, ekskursioita, opintoneuvontaa, tutkimustyön ohjausta ja muuta vapaa-ajan toimintaa.
Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous.
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voivat liittyä kaikki Turun yliopistossa tulevaisuudentutkimusta pää- tai sivuaineenaan opiskelevat perustutkinto-opiskelijat, jatko-opiskelijat ja vaihto-opiskelijat. Järjestön jäsenyys säilyy pääaineen vaihdon yhteydessä sekä siirryttäessä eri tutkinto-ohjelmaan, kuten toiseen maisteriohjelmaan.
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut, tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.Ennen erottamispäätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa, paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen. Erottamispäätös on viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle, paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.Hallitus voi erottaa jäsenen, mikäli jäsenen tutkinto-oikeus Turun yliopistolla syystä tai toisesta päättyy.
Toimintansa tukemiseksi yhdistyksellä on oikeus kantaa jäsenmaksuja ja ottaa vastaan lahjoituksia.
Yhdistyksen hallitus voi hyväksyä yhdistystä kannattavaksi jäseneksi oikeuskelpoisen yhteisön tai henkilön, joka sitoutuu maksamaan yhdistykselle vuosikokouksen vahvistaman liittymismaksun tai vuotuisen jäsenmaksun. Yhdistystä kannattavalla jäsenellä ei ole äänioikeutta.
Yhdistyksen toimeenpanovaltaa käyttää yhdistyksen hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja kahdesta yhdeksään muuta varsinaista jäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.Yhdistyksen varsinaisia kokouksia on vuosittain vähintään kaksi: vuosikokous ja vaalikokous. Vuosikokous pidetään tammi-huhtikuussa ja vaalikokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle yhdistyksen hallitus ilmoittamalla siitä vähintään 7 vuorokautta ennen kokousta yhdistyksen jäsenille sähköpostitse.
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.
Yhdistyksen kokous on päätösvaltainen, kun se on sääntöjen mukaisesti kutsuttu koolle.
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus sekä todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
4. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan/ tilintarkastajan lausunto
5. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
6. Käsitellään hallituksen laatima toimintasuunnitelma
7. Vahvistetaan tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
8. Muut kokouskutsussa mainitut ja mahdollisesti esille tulevat asiat
9. Kokouksen päättäminen
Yhdistyksen vaalikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus sekä todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
4. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
5. Valitaan toiminnantarkastaja/ tilintarkastaja ja varatoiminnantarkastaja/ varatilintarkastaja
6. Muut kokouskutsussa mainitut ja mahdollisesti esille tulevat asiat
7. Kokouksen päättäminen
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Valtakirjaa käyttäen ei saa äänestää. Kahden jäsenen vaatiessa suoritetaan äänestys suljetuin lipuin taikka tietoliikenneyhteyttä tai muuta teknistä apuvälinettä käytettäessä vastaavalla teknisellä menetelmällä. Kannattavalla jäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa.
Yhdistyksen toimeenpanevana elimenä toimii ja yhdistystä edustaa hallitus, jonka toimikautena on kalenterivuosi. Hallituksen tehtävänä on johtaa yhdistyksen toimintaa vuosikokouksen hyväksymän toimintasuunnitelman mukaan yhdistyksen sääntöjen 3 §:ssä mainittujen tarkoitusperien toteuttamiseksi, huolehtia yhdistyksen varojen hoidosta ja valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat sekä kutsua kokoukset koolle.
Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna vähintään puolet hallituksen jäsenistä.
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle/ tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien/ tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kahta viikkoa ennen vuosikokousta.
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja kumpikin yksin, tai muut hallituksen jäsenet kaksi yhdessä. Hallitus voi antaa jäsenelleen tai ulkopuoliselle asianhoitajalle oikeuden kirjoittaa yhdistyksen nimi yksin tai yhdessä jonkun muun nimenkirjoittajan kanssa.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Sääntöjen muuttamisesta voidaan päättää yhdistyksen kokouksessa vain, mikäli siitä on kokouskutsussa mainittu. Päätös on tehtävä vähintään 2/3 kannatuksella annetuista äänistä.
Yhdistyksen purkamisesta päätetään vähintään kuukauden välein pidettävissä kahdessa kokouksessa. Päätös on tehtävä kokouksissa vähintään 2/3 kannatuksella annetuista äänistä.
Yhdistyksen purkautuessa ratkaistaan sen viimeisessä kokouksessa, miten yhdistyksen varat käytetään tulevaisuuden tutkimuksen opiskelun ja tutkimuksen edistämiseksi.
Yhdistyksen sääntöjen muuttuessa saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

(Hyväksytty 2021)